In toenemende mate wordt druk werk steeds vaker ervaren als werkdruk. Druk op je werk zijn, daar is niet zoveel mis mee tenzij druk op je werk zijn een continu proces aan het worden is en ruimte om tussendoor op te laden verdwijnt. Dan wordt de ervaring werkdruk. Echter werkdruk gaat niet alleen om de hoeveelheid werk. Van invloed op werkdruk zijn onder meer de volgende punten:
- Onduidelijke rol;
- Veranderlijke taak of taken;
- Tijdsdruk door hoeveelheid werk;
- Stijl van leidinggeven.
Onduidelijke rol.
Met rol onduidelijkheid wordt bedoeld dat er geen duidelijke omschrijving is van de functie of dat vanuit de leiding geregeld andere werkzaamheden worden gevraagd uit te voeren dan de is omschreven in de geldende documenten van de organisatie. Wanneer binnen de organisatie er geen heldere beschrijving is van de werkzaamheden welke jij dient uit te voeren kan er direct een kloof ontstaan tussen uitgevoerd en verwacht. Deze kloof alleen al zorgt voor verminderde effectiviteit. Daarnaast zorgt rol onduidelijkheid ervoor dat niet de juiste persoon de juiste rol zal gaan vervullen. Er kan dus geen afstemming plaatsvinden tussen gedrag van de medewerker en functie.
Veranderlijke taak of taken.
Wanneer er geen rol duidelijkheid is kunnen de taken welke verwacht worden van de medewerker als veranderlijk worden ervaren. Wanneer een medewerker regelmatig dit zal ervaren wordt het zeer lastig zijn gedrag af te stemmen op de rol en of taken die van de medewerker wordt verwacht.
Tijdsdruk door hoeveelheid werk
Je kent het wel nog even dit afmaken omdat hiernaast mij nog een hele stapel aan werk ligt. Wat we dan vaak niet zien dat daarnaast weer een stapel werk ontstaat. In veel organisaties is dit de dagelijkse praktijk. Het lijkt erop dat er zich meer werk aan dient dan de medewerkers in een werkweek kunnen verwerken.
Een wijs man zei ooit eens wanneer mijn medewerkers hun werk niet in een standaard werkweek kunnen uitvoeren ligt het aan mij. Wat hij hiermee bedoeld is, of dat de medewerkers te veel werk krijgen toebedeeld of dat de medewerkers niet de capaciteit hebben, die nodig zijn om de werkzaamheden effectief uit te voeren. Wanneer dat laatste de oorzaak is dan is ook hij hiervoor verantwoordelijk. Dit omdat of hij de medewerkers niet heeft voorzien in de juiste ontwikkeling of niet de juiste persoon op de juiste functie heeft ingedeeld.
Stijl van leidinggeven
Wanneer de medewerkers continu een langere werkweek hebben dan heeft de stijl van leidinggeven hier invloed op gehad. De stijl van leiding geven gaat uiteraard niet alleen over de juiste persoon op de juiste plaats positioneren of voorzien van de juiste hoeveelheid taken. Het gaat ook over welk gedrag de leidinggevende vertoont t.o.v. de medewerker. Elke medewerker vertoont een bepaalt gedrag en verschilt t.o.v. andere medewerkers. Elke medewerker dient dus ook op een andere wijze aangestuurd te worden om van druk werk geen werkdruk te maken.
Drijfveren
Bovenstaande punten hebben allemaal 1 overeenkomst en dat is het gedrag, van de medewerker en leidinggevende, een bepalende factor is .
Gedrag is wat we kunnen waarnemen door te horen en door te kijken. Bij alle punten hierboven is het effectief om taken en communicatie af te stemmen op het gedrag van de ander.
Doordat we gedrag kunnen waarnemen is het een quick win om de inhoud van de rollen en communicatie af te stemmen op het gedrag van de medewerkers. Wanneer je weet waarom iemand bepaald gedrag vertoont heb je meer nodig, want het waarom is niet duidelijk waarneembaar. Het waarom noemen we drijfveren. Deze drijfveren bevinden zich dus onder de waterlijn, en bepalen dus waarom het topje van de ijsberg er uitziet zoals die er uitziet.
Transformatie
Wanneer inzichtelijk is waarom de medewerker een bepaalt gedrag vertoont ben je nog beter instaat de juiste medewerker de juiste werkzaamheden toe te dichten en dat te laten doen waar die medewerker goed in is en wellicht nog beter in kan worden. Ook ben je als leidinggevende beter instaat jouw gedrag af te stemmen op het gedrag van de medewerker helemaal wanneer je als leidinggevende ook op de hoogte bent van jouw eigen drijfveren. Doordat je de organisatie inricht op basis van de afstemming tussen competenties en drijfveren gaat de medewerker meer autonomie ervaren. Meer autonomie over taakuitvoering en meer autonomie over verdeling van de hoeveelheid werk (zie werkdruk model van TNO). Wil jij de transformatie van werkdruk naar druk werk? Neem dan contact om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.
